Nous sommes quotidiennement submergés d’informations et l’entreprise n’échappe pas à la règle. La difficulté principale est de distinguer l’information de qualité qui sera utilisable pour l’entreprise de l’information inutile qui fera perdre du temps.
Obtenir des informations de qualité
Comment gérer l’information arrivant au sein de l’entreprise ? Dédier une personne chargée de centraliser puis de rediffuser toute l’information ? Laisser chaque service gérer ses informations ? Dans ce dernier cas comment éviter un cloisonnement des informations ? En effet, si un service a une information qui ne le concerne pas, il faut gérer la communication inter-service. A défaut on pourra assister à un cloisonnement excessif qui empêchera la mutualisation des connaissances.
Un système de veille pourra également être mis en place. Il pourra être :
soit automatisé avec une alerte sur certains mots clés. Les mots clés seront changés régulièrement, par exemple tout les mois, afin de suivre l’évolution des sujets sous surveillance et du vocabulaire qui s’y rattache.
soit faire appel à un veilleur professionnel ou sous-traiter la veille à un prestataire de service ce qui engendrera des coûts supplémentaires mais une quantité d’informations pertinentes plus importante.
Si les données sont trop nombreuses ou que la taille de l’entreprise le justifie le traitement des données peut être effectué par un système d’information informatique.
L’aspect humain ne doit pas être négligé dans la captation d’information que ce soit dans les salons spécialisés ou lors des formations du personnel hors entreprise.
Se méfier des outils de surinformation
L’e-mail est en théorie un outil parfait pour la communication. Rapide, il permet de cibler la personne adéquate et de lui faire part en temps réel d’une information. En pratique les salariés se retrouvent noyés par une surabondance de courriers indésirables. Compte-rendu de réunion avec des pièces volumineuses non lues, transfert de message dont le sujet est mal défini, mails diffusés à toute l’entreprise sans sélectionner finement les destinataires font de la messagerie un outil qui perd de son intérêt. De plus, le manque de sécurisation en fait un outil de prédilection dans le domaine de l’escroquerie ou du détournement de données.
Des débuts de solutions simples à mettre en œuvre
Comment arriver à communiquer efficacement au sein de l’entreprise ? Pour les entreprises qui les ont délaissé un retour aux anciens casiers de correspondances avec des couleurs de fiches différentes pour les informations peut être une possibilité. Il permettent d’attirer l’attention sur une information particulièrement importante. Attention toutefois à la destruction des documents. Les réunions avec des ordres du jour restreint et précis permettent de mutualiser l’information inter-service de manière efficace. La sensibilisation des utilisateurs à l’utilisation correcte de la messagerie informatique ou au partage des informations au retour des salons ou formations à l’extérieur doit être mise en œuvre de manière systématique.
La question de la gestion de l’information est encore trop peu prise en compte actuellement. Et pourtant dans les années à venir la masse d’information augmentera encore ce qui rendra les informations pertinentes encore plus difficiles à repérer. Il est donc essentiel de mettre en œuvre dès a présent des moyens de captation, de filtrage et de diffusion de l’information en entreprise.
